●グループウェアとは

グループウェアとは、それぞれのパソコンだけで個別に使うソフトウェアではなく 、社内ネットワークなどを介して複数人で共同して使うソフトウェアです。

どのような機能があるかというと、メンバーでスケジュールを共有する「スケジュール機能」。
アイディア・ノウハウをデータベース化して文書化し共有する「文書共有機能」。
電子メール・電子掲示板などの「コミュニケーション機能」 などがあります。

●グループウェアの利点

グループウェアの利点は、情報を「共有」する点にあります。

まずスケジュール機能についてみていきます。この機能は、あらかじめメンバーそれぞれがグループウェアに仕事の場所・時間などを入力しておき、他の人のスケジュールを知りたいときにいつでも確認できるというものです。

たとえば普段バラバラの場所・時間で仕事を行っている場合、いざ会議の開きたいと思ってメンバー全員の予定を確認するのにも一苦労しますが、スケジュール機能を使っている場合すぐに確認ができ、会議の時間をメンバーに知らせることができます。


次に文書共有機能についてみていきます。この機能は企業内で作成し蓄積した、書類や資料を電子化（データ化）してグループウェア内に保存しておき、みんなで必要なときに取り出して使うというものです。

たとえば企画書や提案書を作成する場合、様式から新しく作っていたのでは時間がかかってしまいますが、グループウェアに蓄積されたデータの中から、以前別の人が作った同じような書類のデータを取り出し、その様式を使って作成すれば大幅に手間を省くことができます。

そのほかに文書・資料を紙ベースで残す必要がないのでペーパレス化も図れることや、データを一元管理できるので、必要な資料をあちこちと探すことなくすぐに見つけることができます。

また、電子メール・掲示板などのコミュニケーション機能を使えば会議をしなくても意見や情報の共有ができます。
たとえば電子掲示板などでアンケートやアイディア募集を呼びかけておけば、それぞれのメンバーがグループウェアを使ったときにそれを目にし、好きなときに意見を書き込むことができるので全員そろって意見を述べ合う必要はありません。

●グループウェアの導入を！

このようにグループウェアを導入することで、「業務の迅速化・効率化」「社内のコミュニケーションの改善」が図れ、会社の能力を高めることができます。